Privacy Policy

# Privacyverklaring Sandwalk Training

*Laatst bijgewerkt: 07/05/2027

Bij Sandwalk Training vinden we privacy belangrijk. Als je contact met ons opneemt, een intakeformulier invult of bij ons komt trainen, verwerken wij persoonsgegevens van jou. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens en gebruiken ze alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

## 1. Wie zijn wij?

  • Sandwalk Training
  • Gevestigd in: Ede
  • KvK-nummer: 42002284

## 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende gegevens van je verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Adresgegevens, als dit nodig is voor administratie of facturatie
  • Geboortedatum of leeftijd
  • Trainingsdoelen
  • Informatie over je huidige fitheid, ervaring en belastbaarheid
  • Relevante gezondheidsinformatie, zoals blessures, beperkingen, medicijngebruik of medische aandachtspunten die belangrijk zijn voor veilig trainen
  • Voortgangsgegevens, zoals metingen, trainingsresultaten, foto’s of evaluaties, alleen wanneer je die zelf met ons deelt of hiervoor toestemming geeft
  • Betaal- en factuurgegevens
  • Berichten die je ons stuurt via e-mail, WhatsApp, telefoon of het contactformulier
  • Technische gegevens van websitebezoek, zoals IP-adres, browsergegevens en cookie-informatie, voor zover van toepassing

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn om jou goed, veilig en persoonlijk te kunnen begeleiden.

## 3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doelen:

  • Om contact met je op te nemen naar aanleiding van je aanvraag
  • Om een intakegesprek of training te plannen
  • Om een passend trainings- of coachingsadvies te geven
  • Om veilig te kunnen trainen, rekening houdend met blessures, beperkingen of gezondheidsrisico’s
  • Om jouw voortgang te volgen
  • Om onze dienstverlening uit te voeren
  • Om facturen te maken en betalingen te verwerken
  • Om onze administratie bij te houden
  • Om je te informeren over wijzigingen in afspraken of dienstverlening
  • Om, alleen met jouw toestemming, nieuws of updates te sturen
  • Om de website goed te laten werken en te verbeteren

## 4. Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

– **Uitvoering van een overeenkomst**: wanneer je bij ons traint of gebruikmaakt van onze diensten.

– **Toestemming**: bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven of het plaatsen van voortgangsfoto’s op social media.

– **Uitdrukkelijke toestemming**: voor het verwerken van gezondheidsgegevens, zoals bedoeld in artikel 9 AVG.

– **Wettelijke verplichting**: bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en belastingplicht.

– **Gerechtvaardigd belang**: bijvoorbeeld om contact te onderhouden, afspraken goed te organiseren en onze dienstverlening te verbeteren.

## 5. Gezondheidsgegevens

Omdat personal training persoonlijk is, kan het nodig zijn om bepaalde gezondheidsinformatie te bespreken. Denk aan blessures, beperkingen, eerdere operaties, medicatie, pijnklachten of andere aandachtspunten die invloed kunnen hebben op veilig trainen.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 AVG. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming, die je geeft tijdens de intake. Wij gebruiken deze informatie alleen om jou verantwoord te begeleiden, vragen niet meer dan nodig is en delen deze gegevens niet met anderen, tenzij jij daar expliciet toestemming voor geeft of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het juist en volledig informeren over relevante gezondheidsklachten of beperkingen. Bij twijfel adviseren wij altijd om contact op te nemen met een arts, fysiotherapeut of andere medisch specialist.

Je kunt je toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens op ieder moment intrekken. In dat geval kunnen wij mogelijk niet meer verantwoord garant staan voor veilige begeleiding.

## 6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar als daarvoor toestemming is gegeven door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Bij intake vragen wij hier expliciet om.

## 7. Delen wij jouw gegevens met anderen?

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Soms werken wij met externe partijen die gegevens verwerken in opdracht van ons. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Websitehosting
  • E-maildiensten
  • Boekhoudsoftware of accountant
  • Betaaldiensten
  • Planningssoftware
  • Nieuwsbriefsoftware, als je je daarvoor aanmeldt

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, wettelijke verplichtingen of wanneer jij daar toestemming voor hebt gegeven.

## 8. Doorgifte naar landen buiten de EU

Sommige van onze leveranciers (bijvoorbeeld voor e-mail, hosting of analytics) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wij zorgen ervoor dat dit alleen gebeurt op basis van een passend beschermingsniveau, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.

## 9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou heeft.

## 10. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is. Wij hanteren in principe de volgende bewaartermijnen:

– **Contactaanvragen**: maximaal 12 maanden na het laatste contactmoment

– **Intake- en trainingsgegevens**: maximaal 2 jaar na de laatste training of begeleiding, om continuïteit van begeleiding te waarborgen wanneer je terugkomt

– **Gezondheidsinformatie**: tot uiterlijk 12 maanden na de laatste training, tenzij jij vraagt deze eerder te verwijderen

– **Facturen en financiële administratie**: 7 jaar, vanwege de wettelijke administratieplicht (artikel 52 AWR)

– **Nieuwsbriefgegevens**: totdat je je uitschrijft

– **Website- en cookiegegevens**: volgens de bewaartermijn die bij de betreffende cookies hoort

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

## 11. Beveiliging van jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking.

Dat betekent onder andere dat wij:

  • Apparaten en accounts beveiligen met sterke wachtwoorden
  • Waar mogelijk tweestapsverificatie gebruiken
  • Alleen noodzakelijke gegevens vastleggen
  • Gegevens niet onnodig delen
  • Vertrouwelijk omgaan met intake- en gezondheidsinformatie
  • Regelmatig controleren of gegevens nog nodig zijn

## 12. Foto’s en social media

Wij plaatsen geen herkenbare foto’s, video’s of resultaten van jou op onze website, social media of ander promotiemateriaal zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Geef je toestemming, dan mag je die toestemming op elk moment weer intrekken. Vanaf dat moment gebruiken wij het materiaal niet opnieuw. Eerder geplaatste content verwijderen wij waar redelijkerwijs mogelijk.

## 13. Nieuwsbrief en marketing

Wanneer je je inschrijft voor een nieuwsbrief of updates, gebruiken wij jouw e-mailadres alleen daarvoor. Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Wij sturen je geen commerciële berichten zonder toestemming, tenzij dit past binnen een bestaande klantrelatie en je hiertegen geen bezwaar hebt gemaakt.

## 14. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt.

Wij maken gebruik van:

– **Functionele cookies**, om de website goed te laten werken (geen toestemming nodig)

– **Analytische cookies**, om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Wanneer wij deze privacyvriendelijk inzetten (geanonimiseerd IP-adres, geen gegevensdeling met derden), is hiervoor geen toestemming nodig

– **Marketing- en trackingcookies**, alleen wanneer wij die gebruiken én jij daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner

Een actueel overzicht van de cookies die wij plaatsen vind je in onze cookiebanner. Daar kun je je voorkeuren ook op elk moment aanpassen.

## 15. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • Inzage te vragen in de gegevens die wij van je hebben
  • Gegevens te laten corrigeren
  • Gegevens te laten verwijderen
  • De verwerking van je gegevens te beperken
  • Bezwaar te maken tegen verwerking
  • Gegevens over te laten dragen aan jezelf of een andere partij
  • Eerder gegeven toestemming in te trekken

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar [e-mailadres]. Wij reageren in principe binnen vier weken op je verzoek.

Wij kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we zeker weten dat het verzoek echt van jou komt.

## 16. Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via [e-mailadres]. We zoeken graag samen naar een oplossing.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via [autoriteitpersoonsgegevens.nl](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

## 17. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast als onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website